Mi kell egy sikeres táborhoz?
Ezzel az írásunkkal azoknak az elhivatott kollégáknak szeretnénk segítséget nyújtani a táborok szervezéséhez, akik szabadidejüket nem kímélve szerveznek gyermek- és iskolai táborokat. Azoknak, akik nemcsak azért szervezik, mert ez kötelező feladatuk, hanem mert táborozni, táboroztatni jó. Ez a komoly és felelősségteljes munka alapos előkészítést igényel. Bár tudjuk, hogy nem a saját örömünk a legfontosabb, de a jó kedély pozitív hatással lehet másokra is. A gyermekek megérzik lelkünk összes rezdülését, és ha azt látják, hogy mi örülünk, akkor ők is jobban fogják érezni magukat. Végső soron ez a célunk.
A jó (azaz sikeres, tartalmas, élménydús) tábor elengedhetetlen feltételei:
- összehangolt, felkészült szervezői csapat;
- szakszerű szervezőmunka;
- jól megválasztott táborhely;
- érdekes, jól megszervezett programok.
A szervezői teendők összegyűjtésekor egy iskola tanulóinak szóló, az iskola által rendezett – rögzített helyszínű, nyári, 6 és 18 év közötti, 40–120 gyermeket kiszolgáló, körülbelül 1 hét időtartamú – „ottalvós” tábor lebegett a szemünk előtt. A leírtak jelentős része reményeink szerint jó alapokat nyújt speciális, illetve az imént felsoroltaktól eltérő típusú táborok esetében is.
Előzetes igényfelmérés
Ahhoz, hogy tudjuk, milyen táborhelyet keressünk, fel kell mérnünk, hogy az iskolából körülbelül hány fő szeretne részt venni a nyári táborban, vagy el kell döntenünk, hogy kikből áll majd a célcsoport. Természetesen erre azért is szükség van, hogy megtudjuk, mely korosztály tagjai lesznek jelen nagyobb számban, hiszen a programok összeállításakor ezt majd szem előtt kell tartanunk. Ha nem ismerjük a hozzávetőleges létszámot, nem tudunk megfelelő táborhelyet keresni, ha pedig nem találunk igazán jó helyet, akkor nehezebb feladat sikeressé tenni a táborozást.
Az előzetes igényfelmérésnek mindenféleképpen tartalmaznia kell a következőket:
- Hol lesz a tábor? (Itt természetesen csak arra gondolunk, hogy az ország melyik részén, például Balaton, Mátra, Őrség. A pontos helyet elegendő csak a meghirdetéskor közölni. A meghirdetésre később még visszatérünk.)
- Hány napos lesz a tábor?
- Hozzávetőlegesen mikorra tervezzük?
- Várhatóan mennyibe fog kerülni személyenként?
A helyszín kiválasztása és lefoglalása
A helyszín kiválasztását nem lehet elég korán elkezdeni. Lehet, hogy az október-novemberi időpont egy kicsit korainak tűnik, de javaslatunk oka egyszerű: ilyenkor még lehet válogatni a helyszínek között. A legjobb, ha akkora tábort választunk, amit teljes egészében a mi csoportunk foglal el, mert így ki tudjuk alakítani a saját kis világunkat. Ebben az esetben a gyermekek sokkal inkább magukénak érzik a helyet. Ha ez az optimális eset nem áll fenn, akkor a nagyobb táborban mindenképpen arra törekedjünk, hogy minél közelebb legyenek egymáshoz a táborozóink, és nagy saját terünk legyen a programok lebonyolításához.
A kiválasztott helyszínnel szemben alapvető elvárás, hogy feleljen meg az éppen hatályos előírásoknak, meglegyen minden engedélye (ÁNTSZ, települési önkormányzat, működési engedély, HACCP). Ez utóbbi a hazai gyakorlatban egyre inkább elterjedő fogyasztó-, illetve fogyasztásorientált élelmiszer-biztonsági rendszert jelenti (Hazard Analysis and Critical Control Points), amely veszélyelemzést és kritikus ellenőrzőpontok létrejöttét célozza. A HACCP-rendszer legfőbb célja a legmagasabb élelmiszer-biztonság elérése.
Természetesen azok a táborok, amelyek hivatalos csatornákon hirdetik magukat, majdnem biztos, hogy rendelkeznek ezekkel az engedélyekkel, de a biztonság kedvéért kérjük el, nehogy meglepetés érjen bennünket, mikor nyáron odaérünk a gyermekekkel.
A kiválasztáskor figyelembe kell venni, hogyan akarjuk az étkezést megoldani. Erre két lehetőség van: az egyik, hogy a tábor üzemeltetője a szállás mellett az étkezést is biztosítja, a másik pedig, hogy szolgáltatásként csak a szállást vesszük igénybe, a konyhát kibéreljük. Mindkét variációnak vannak előnyei. Az első előnye, hogy a szervezőknek ebben az esetben a tábor ideje alatt kizárólag a programok megszervezésével és lebonyolításával kell foglalkozniuk, illetve kevesebb felnőttre van szükség. A második esetben biztosítani kell a konyhai dolgozókat, valamint szükség van egy élelmezésvezetőre, aki egyben anyagbeszerző is. Ennek előnye, hogy mi állítjuk össze a menüt, jó eséllyel nagyobb rugalmassággal tudunk kezelni bizonyos helyzeteket, és valószínűleg olcsóbb is lehet. Vigyázni kell, mert ha ezt a megoldást választjuk, tisztában kell lenni a HACCP-rendszerrel, hiszen ezek a konyhák csak eszerint működhetnek. A bérleti idő alatt minden, ami a konyhában történik, a mi felelősségünk. A tapasztalatunk az, hogy ha saját főzéssel oldjuk meg az étkeztetést, a részvételi díj csökkenthető, illetve ha nem csökkentjük, akkor a befolyt összegből többet lehet jutalmakra, eszközökre, rendezvényekre költeni (ez megnövelheti a tábor sikerességét). Ma Magyarországon egyre kevesebb az ilyen típusú táborok száma (mára már alig akad belőlük), inkább az elsőként említett lehetőséggel találkozhatunk.
Két nagyon fontos dolgot kell figyelembe venni, ha tábort keresünk:
- jó legyen a táborhely minősége, azaz a környezete, valamint a közösségi helyiségek, a hálók megfeleljenek az aktuális előírásoknak, illetve a gyermekek, szülők, és nem utolsósorban a mi elvárásainknak;
- az árfekvése megfelelő legyen.
Amikor felvesszük a kapcsolatot az üzemeltetővel, mindenképpen egyeztessünk egy időpontot, hogy személyesen is meg tudjuk tekinteni a tábort. Ez lényeges, hiszen a személyes tapasztalatot semmi sem helyettesítheti. Ha minden megfelel az elvárásoknak, foglaljuk le a szállást. A szállás lefoglalását minden esetben szerződésben rögzítsük, melyet a tábor vezetője és a táborhely működtetője is aláír.
A költségvetés elkészítése
A hely kiválasztása után számoljuk ki a tábor költségvetését. Fontos, hogy ez minden tervezett kiadást és bevételt tartalmazzon, hiszen:
- e terv szerint fogunk pályázni, illetve támogatókat keresni;
- ebből derül ki, hogy milyen programoknak tudjuk az anyagi fedezetét biztosítani;
- ebből olvasható ki, hogy a felnőtt kísérőket tudjuk-e díjazni;
- e terv határozza meg a tábor részvételi díját.
A költségvetés legyen egyszerű, érthető, átlátható és legfőképp valós összegeket tartalmazzon. Amit az előkészítés időszakában a résztvevők hozzávetőleges számának és a szálláshely ismeretében biztosan tudhatunk, az a részvételi díj nagysága és az alapítványi, iskolai támogatás mértéke (ha van ilyen). A többi összeg csupán becsült lehet, hiszen még a pályázatokon elnyert összegek, a támogatói pénzek ismeretlenek, és a résztvevők befizetése is változhat, ezért mindig tervezzünk egy optimális és egy minimális lehetőséggel.
Költségvetésünket úgy tervezzük, hogy a szállást, az étkezést és az útiköltséget mindenképpen ki kell fizetni. Fontos, hogy ezek az alapköltségek soha ne kerüljenek veszélybe, de a minimális költségvetési tervezetünknek is tartalmaznia kell – ha szerényebb mértékben is – azokat a kiadásokat, amitől igazán tábor a tábor (programok költségei, eszközök).
Ügyeljünk rá, hogy a költségvetés kiadási és bevételi oldala mindig egyezzen, mert ez biztosítja az egyensúlyt és a biztonságot a tábor szervezése során. Ha valamelyik oldal csökken – ez sajnos jellemzően a bevételi oldalon szokott megtörténni –, mindig igazítsuk utána a másik oldalt is.
A szervezői csapat kiválasztása
Az eddig vázolt feladatok jó esetben nem egyetlen ember (a táborvezető, illetve a főszervező) vállát nyomták. Már az első szervezési lépések megtételének idején választott magának néhány segítőt. A többi feladathoz és a tábor lebonyolításához további partnerekre van szükség. Ha kész a költségvetés, kezdhetünk kutatni táboroztatásra kész, rátermett munkatársak után. A tábor sikerességének egyik kulcsfontosságú eleme, hogy olyan kísérők vegyenek részt a munkában, akik pozitív hozzáállásúak, kreatívak, és szeressék annyira a közösséget, hogy egy hétre vagy tíz napra szívesen jöjjenek el nyáron „dolgozni”.
Nézzük meg, hogy melyik korosztályból hány jelentkező van; ha lehet, azokat a tanítókat, tanárokat kérjük fel, akik nagyjából ismerik a gyermekeket. (Például egy alsó tagozatosokból álló csoportot ne egy felső tagozatban tanító tanár kísérjen, hanem olyan kolléga, aki év közben is közel van ezekhez a gyermekekhez.)
Egy nagyobb, 100-120 fős tábor esetén 15 gyermekenként két kísérőt tervezzünk. Olyan embereket keressünk, akik biztosan segíteni fognak a programok lebonyolításában, nemcsak gyermekkísérőnek jönnek. Jó, ha a gyermekek szimpátiájára is tekintettel vagyunk a választásnál, bár aki a fentebb említett tulajdonságokkal bír, az rendszerint népszerű a gyermekek körében (talán nem véletlenül).
Szükséges, hogy a felkért segítők tudjanak és akarjanak is közreműködni a programok kitalálásában, előkészítésében, szervezésében és lebonyolításában is. Az is lényeges, hogy ezek az emberek kedveljék egymást, hiszen igen sokat fognak az elkövetkezendő időszakban együtt dolgozni, az együtt eltöltött táborozásról nem is beszélve. Ha a megfelelő társakat összegyűjtöttük, már „csak” arra kell figyelnünk, hogy csapattá kovácsolódjunk és élvezzük a közös munkát.
A csapat összetartása és vezetése a mindenkori táborvezető feladata. Javaslatunk, hogy rendszeresen tartsunk táborszervezői összejövetelt, megbeszélést. Ekkor beszámolhatnak a felelősök az aktuális feladatokról, megbeszélhetjük a következő tennivalókat, kijelölhetjük ezeknek a felelőseit, és nem utolsósorban beszélgethetünk egymással egy kicsit szabadabban, mint a hétköznapokon a tanítási órák szüneteiben.
Támogatók keresése
Ez a feladat a tábor szervezésének a kezdetétől egészen az útnak indulás pillanatáig tarthat. A szervezőtársainkon túl más kollégákat, ismerősöket is vegyünk rá a szponzorkeresésre. Olyan nagy mecénást, aki többszázezer forintos nagyságrendben támogatja a tábort, nem biztos, hogy fogunk találni, de mindig van olyan szülő vagy ismerős, aki pár tízezer forinttal támogathatja a táborozást. Nem szabad elhanyagolni a természetbeni támogatásokat sem. Nagy segítség, ha találunk olyanokat, akik például papírt, tollat, egyéb eszközöket, üdítőitalt, édességet tudnak adni, vagy a csomagok szállításában, esetleg az anyagbeszerzésben segítenek. Ezzel is csökkenthetik költségvetésünk kiadási oldalát.
Ha kaptunk támogatást, ne feledkezzünk el arról, aki adta: hívjuk el látogatóba a táborba, adjunk neki lehetőséget, hogy megláthassa, mit támogatott. Készítsünk, készíttessünk neki a táborban a kézműves-foglalkozásokon ajándékot, és juttassuk el hozzá akkor is, ha nem tud meglátogatni bennünket. A szponzoroknak érezniük kell, hogy milyen fontos, amit tettek, és enélkül a támogatás nélkül nehezebben sikerült volna létrehozni a tábort, illetve az ő segítségükkel tudtuk bővíteni lehetőségeinket.
A szülőknek szóló írásos értesítés
A szülőket írásban tájékoztassuk a legfontosabb tudnivalókról:
- a tábor időtartama;
- a táborhely és a program rövid ismertetése;
- a tábor részvételi díja;
- az előleg összege;
- az előleg befizetési határideje és módja;
- a részvételi díj fizetési módozatai.
A fizetési módozatok közül ajánljuk a részletfizetés lehetőségét, mivel a szülők többségének ez nagy segítség. Először a táborhely bérleti díjának előlegét kell fedeznünk, ezért az előleg befizetési határidejét úgy szabjuk meg a szülőknek, hogy az egy héttel megelőzze azt az időpontot, amikor nekünk kell az előleg összegét elküldenünk a tábort működtetőknek. Ez azért fontos, mert ha valaki egy kicsit késik a befizetéssel, még ne csússzon le a táborról. A részvételi díj fennmaradó összegét két-három részre lehet osztani, és a megjelölt hónapok első tíz napján lehet befizetni. Ezzel a módszerrel a többgyermekes családok könnyebben tudják kigazdálkodni gyermekeik táborozási költségeit.
Ha az első részletet (előleget) mindenki befizette, kialakul a végleges névsor, létszám, amely persze még biztosan változni fog (de az a változás már csak minimális lesz). Javaslatunk, hogy az a kolléga, aki a részvételi díjat szedi, időről időre járja végig az osztályokat, és jelezze a gyermekeknek, hogy mennyi a tartozásuk, és mennyi idejük van még az aktuális részlet befizetésére. Előre meg kell beszélni, és a szülőket is pontosan tájékoztatni kell arról, hogy miképpen/meddig/miért lehet lemondani a tábort.
A tábori programok szervezése
Első lépésben össze kell hívni a szervező csapatot, és tartani kell egy ötletbörzét. Ezután következik a válogatás, az érvelés egyik vagy másik program mellett. Amelyik ötlet többeknek is tetszik, azt megvalósításra érdemesnek ítéljük. Ha ezzel készen vagyunk, akkor már nagyon jó alappal rendelkezünk a konkrét programterv elkészítéséhez. Természetesen az elkészített programok nincsenek kőbe vésve, de mindenképp kell egy alap. Biztos, hogy a tábor ideje alatt is változik a terv, és azért kell a már említett kreatív csapat, hogy ezeket a helyzeteket is meg tudják oldani. Mindig lesznek előre nem látható „akadályok”, de ezektől ne féljünk. Azon legyünk, hogy minél egyszerűbben és minél gyorsabban tudjunk megoldást találni.
Mielőtt nekilátunk véglegesíteni a programokat, találhatunk ki kerettörténetet a táborra. A gyermekek jobban beleélik magukat a programokba, ha testestül-lelkestül átadhatják magukat egy varázslatos keretmesének, a fantáziájukra hagyatkozva utazhatnak időben és térben. Számunkra is segítséget nyújt a tábort átható vezérmotívum, mert könnyebb a mindennapi programokat felépíteni az adott téma köré. A kerettörténet alkalmazkodjon a részt vevő gyermekek korosztályához, érdeklődési köréhez. Aktualitását sok minden adhatja: négyévenként az olimpia, szervezhetünk indián tábort, Forma–1-es tábort, egyiptomi tábort, megelevenedhet a Dzsungel könyve, a vadnyugat, a lovagi kor. Ha megvan a kerettörténet, hozzá lehet kezdeni a konkrét, keretbe illő feladatok, programok kidolgozásához.
Az utazás megszervezése
Amikor ennek a feladatnak nekilátunk, már teljesen biztos létszámot kell tudnunk. Első lépésként kérdezzük meg, mikor foglalhatjuk el a tábort, és olyan közlekedési eszközt válasszunk, ami éppen ez idő tájt ér oda, hogy ne kelljen a gyermekekkel (és csomagjaikkal) várakoznunk a tábor kapuja előtt. Ha bérelt busz viszi a táborlakókat a célig, akkor könnyű dolgunk van; komoly szervezést igényel viszont, ha tömegközlekedési eszközökre hagyatkozunk. Alapvető utazásszervezői szabály, hogy mindenkinek legyen ülőhelye az utazás során. Ehhez ragaszkodnunk kell még akkor is, ha néhány forintot spórolhatnánk egy kisebb méretű busz rendelésével vagy a helyfoglalás elmulasztásával.
A legegyszerűbb, ha bemegyünk valamelyik jegyirodába vagy pénztárba, és ott kérünk felvilágosítást, hogy az adott évben milyen nyomtatványokat kell kitölteni a jegyrendeléshez. Ha tudunk, utazzunk vonattal, mert még mindig ez a leginkább költségkímélő megoldás. Mindig csoportos jegyet vegyünk, hiszen ez a legkedvezőbb. Jó, ha tudjuk, hány felnőtt és gyermek utazik, hányan vannak a tíz évnél fiatalabbak, hányan az idősebbek. Készüljünk fel rá, hogy nem minden esetben lehetséges egy-két nap alatt elintézni a jegyvásárlást. Akár a Volán, akár a MÁV a tervezett partner, legalább 30 nappal előtte kezdjük intézni. Vásároljuk meg elővételben a visszaútra is a menetjegyet, így a tábor végén már nem kell ezzel foglalkozni. A buszos kisvállalkozások valamivel azért rugalmasabbak, de nem árt időben rendezni az utazást.
Ha kisebb gyermekekkel megyünk, szervezzük meg, hogy a nagyobb csomagokat valaki levigye a táborba, és ne kelljen azokat a gyermekeknek „cipelni”. Ha ez nem megy, akkor kérjük a nagyobbak segítségét; ez általában nagyon jól beválik, és már útközben kezd kialakulni a tábori közösség.
Ha szeretnénk buszkirándulást szervezni a tábor ideje alatt, jó előre próbáljunk buszt szerezni. Kérjük a tábor gondnokának a segítségét, hogy kihez fordulhatunk ilyen ügyekben az adott településen. Érdemes több lehetőséget megnézni, hogy a lehető legkedvezőbbet tudjuk kiválasztani. A helyszín előzetes feltérképezésekor érdemes ezekre a dolgokra is időt szakítani, hisz így a tábor ideje alatt mentesülhetünk ez alól. Ha sikerült megegyezni, mindenképpen kérjünk egy telefonszámot/címet, és a kirándulás előtt egy nappal telefonáljunk, nehogy közbejöjjön valami. Ha olyan helyen vagyunk, ahol hajókirándulásra is van lehetőség, akkor a szervezéskor ugyanígy járjunk el.
Köszönet
A cikk megírásában nélkülözhetetlen segítséget nyújtott tapasztalataik megosztásával két kolléga, Farkas Mónika és Mórás Zsolt. Köszönet érte!
Kiemelt kép forrása: pixabay.com
A cikk szerzője Bányai Sándor az Erzsébet a Kárpát-medencei Gyermekekért Alapítvány szakértője, élmény- és kalandpedagógiai tréner, a Pécsi Tudományegyetem címzetes egyetemi docense.
